dinsdag 4 oktober 2011

Blog 2. Transparantie en gebruikersgemak

Eigenlijk door toeval kwam ik weer in contact met een oude relatie die al een aantal jaren met dezelfde vragen rondliep. Twee jaar gelden was hij al ver gevorderd met het bouwen van queries via een ontwikkelde Excel add-in tool. Het probleem waar hij tegenaan liep was, dat de ontwikkelde tool eigenlijk niet gebruikersvriendelijk en niet transparant was.  
De uitkomsten waren echter veelbelovend.
Razendsnelle reports in Excel via queries die direct aan diverse ERP databases waren gekoppeld. Door mijn enthousiasme over de tool en mijn eigen interesse in automatiseren van diverse rapporten, zijn toen een aantal standaard reports in Excel ontwikkeld die snellere en meer overzichtelijke informatie gaven als de standaard rapporten uit de ERP software zelf. In dit geval SAP B1.

Gezien de  intransparante methodiek van de tool, moest ik telkens nog de hulp van adviseurs inschakelen.  We hebben met die tool onder meer gebouwd aan een liquiditeitsmodule waarin alle relevante data werd meegenomen.
Dus budget, debiteur/crediteur, btw, orderportefeuille en zelfs leads.
Als voorbeeld: Als een accountmanager een lead had, waarbij de kans op succes > 70% was, werd deze lead meegewogen in de toekomstige verwachting van liquiditeit. Iedere nieuwe order die in het systeem werd gezet, werd direct volautomatisch in het model betrokken inclusief de inkoopverplichtingen die daaruit voortvloeide. De liquiditeitsprognose gaf inzicht in de komende 3 a 4 maanden.

Het idee om een transparante module te gebruiken, waarbij gebruikers veel meer zelfstandig kunnen aanpassen en ontwikkelen, kwam na de introductie van Office 2010 in zicht.

Toen Microsoft haar Officepakket 2010 ontwikkelde, hield MS rekening met de behoefte dat gebruikers  op een gebruiksvriendelijkere manier tussen SQL databases en Office moesten kunnen communiceren.  De bestaande optie draaitabellen voldeed, gezien de toenemende vraag naar informatie, niet meer. De draaitabellen (pivots) lopen bij grotere datatanken al snel vast en worden dan relatief traag in de verwerking. Bovendien zou het wenselijk zijn, als de gebruiker, zelf de data van meerdere tabellen relatief eenvoudig aan elkaar kon knopen.

Microsoft kwam met een gratis add-in voor Excel, PowerPivot.

(vervolg blog 3), welke versie, installatie met uitleg.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen